Når vi ser tilbage på januar og februar, så er tiden gået rigtig hurtigt. Vi er kommet godt fra start og er spændt på at realisere målene for de kommende måneder.

For at gennemføre fusionen succesfuldt, så handler det først og fremmeste om at sikre et godt samarbejde imellem kollegaerne i henholdsvis Aarhus og Herning, så de fremadrettet kan supplere og hjælpe hinanden. Der er begge afdelinger kollegaer med stærke kompetencer, som fremadrettet skal afdækkes og forenes.

Vi gennemførte derfor en fællesarbejdsdag i Aarhus, hvor kollegaerne fra Herning var på besøg. Her blev der afholdt flere møder, hvor vi gennemgik tekniske systemer, som bruges til dokumentation, overvågning, backup m.v. – hvilket forløb succesfuldt.

Vi har fra starten vidst, at Meta skulle gå på efterløn. Derfor har vi naturligvis arbejdet med at afdække Meta’s opgaver og ansvarsområder, som fremadrettet skal varetages af nye kollegaer. De 4 kollegaer fra afdelingen i Aarhus vil fremadrettet udgøre et nyt ”back office team” for Herning.

I januar og februar har de 4 kollegaer løbende været på besøg i Herning, hvor de har arbejdet tæt sammen med Meta. Det er forløbet godt, hvilket her primo marts skulle stå sin prøve, hvor det nye back office team bl.a. har gennemført fakturering af abonnementer og licenser.

Torsdag den 26. februar brugte vi på og hygge med Meta på hendes sidste arbejdsdag, inden hun velfortjent gik på efterløn.

Det nye back office i Aarhus består af følgende kollegaer …

• Lise Holck Kejlberg har ansvaret for bl.a. økonomi, løn og regnskab.
• Esben Vidstid og Marianne Kristensen har ansvaret for abonnementer og licenser.
• Tanja Udsen Jessen har ansvaret for GDPR, databehandleraftaler samt digital underskrivning af aftaler o.l

Det primære mål for januar og februar var som oplyst at sikre en god overtagelse af Meta’s opgaver, hvilket vi kan konstatere, at vi som udgangspunkt er lykkedes med. Dertil var målet også at kollegaerne i de 2 afdelinger lærte hinanden lidt bedre at kende, hvilket vi er startet på og fortsætter med.

Vores mål for marts og april er fortsat rettet imod kollegaerne, som stadig skal bruge tid medhinanden, så de lære hinanden bedre at kende, ligesom alle skal forstå, hvilke kompetencer de har hver især.

Vi vil fortsætte med at gennemføre fælles arbejdsdage, hvor begge afdelinger samles for at afdække systemer og kompetencer. Dertil bliver der gennemført medarbejderarrangementer med fælles hygge uden for normal arbejdstid.

Når vi ser frem i tiden, så skal alle naturligvis bruge de samme systemer. For at det kan lykkedes skal alle kollegaer oprettes i de samme backend systemer, hvilket er det primære mål for marts/april.

Der er truffet beslutning om, at vi fremadrettet skal bruges nedenstående systemer, som på sigt vil sikre specielt kunderne i Herning nye fordele ift. nye services, som man kan tilvælge.

• IT Glue bliver det system, som vi bruger til at dokumentere alle kunders løsninger.
  Des bedre dokumentationen er, des hurtigere og mere effektivt kan vi klare diverse supportopgaver. Systemet benyttes derudover til at gemme alle aktive aftaler, som det er vigtigt at der er styr på.
• N-Central bliver det system, som vi bruger til overvågning samt opdatering af IT-udstyr i alle løsninger.
  Et godt overvågningssystem er afgørende for, at vi kan handle på fejl, så fejludbedring kan gennemføres hurtig og effektivt og nogle gange proaktivt før fejl opstår. Det sikrer den mest stabile drift uden forstyrrelser, hvilket er vigtigt for enhver virksomhed.
  Derudover benytter vi systemet til at gennemføre månedlige opdateringer af specielt servere og klienter (pc/bærbare). Det sikrer også et godt overblik over, om firewalls, switche m.m. er fuldt opdateret alt efter de services, man har tilvalgt.
• Autotask bliver det system, som vi bruger til tidsregistrering med vigtigst af alt, så bruges det også til at have et godt overblik over igangværende sager og projekter.
  Her er der tale om et såkaldt ”ticket system”, som nogen opfatter som ”negativt” ift. evt. krav om digital oprettelse af sager, som man ønsker hjælp til.Vi er en virksomhed, som har fokus på den bedst mulige kundeservice, hvilket ikke opnås via digitale henvendelser. Alle kan altid kontakte os og vil fortsat blive betjent af ”kollegaer” fremfor systemer.Systemet her sikrer desuden, at vi løbende kan skabe overblik over de timer, som bruges – hvad de bruges på og hvem der bruger timerne. Det er meget værdifuldt, idet vi hurtigt kan reagere inden der er brugt for mange timer.

Vi gør opmærksom på, at alt fortsætter som hidtil. Der vil gå forholdsvis lang tid før vi har implementeret systemerne i Herning.

Opsummerede mål for marts/april:

• Fortsat fokus på at kollegaerne lærer hinanden bedre at kende.
• Start på integration af kollegaerne i Herning i fælles interne backend systemer.